Das Freiburger Ratsinformationssystem ist für alle Mitarbeitenden der Stadtverwaltung und Mitglieder des Gemeinderats KI-gestützt durchsuchbar. Das GovTech-Unternehmen neuraflow hat dafür neurapolis, seinen KI-Schreibtisch für kommunale Verwaltungen, mit einer RIS-Integration ausgestattet, die über 90.000 Dokumente ab 1993 leicht zugänglich macht. 

Der Freiburg-Rollout ist der erste produktive Einsatz einer semantischen RIS-Suche als marktreife Lösung eines GovTech-Anbieters und damit direkt auf andere Verwaltungen übertragbar. Entwickelt wurde die RIS-Integration gemeinsam mit der Stadt Freiburg im Breisgau. neuraflow wurde für den Prototypen Ende 2024 mit dem Smart Country Startup Award der Bitkom ausgezeichnet.

Ratsdokumente aus Jahrzehnten werden für thematische Recherchen zugänglich

Ratsinformationssysteme bilden das institutionelle Gedächtnis deutscher Städte und Gemeinden. Die integrierten Suchfunktionen der Systeme arbeiten konventionell mit Stichworten und stoßen bei thematischen Recherchen schnell an Grenzen. 

In Freiburg sah die bisherige Praxis so aus, dass Mitarbeitende und Ratsmitglieder komplexe Recherchen im RIS häufig nicht eigenständig vornehmen konnten und auf Unterstützung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen aus dem Ratsbüro angewiesen waren. Die KI-basierte Lösung von neuraflow ermöglicht es allen Nutzerinnen und Nutzern nun, selbst umfassende Recherchen über den gesamten Dokumentenbestand durchzuführen.

Konkrete Fragen statt Stichwortsuche, Quellennachweis zu jeder Antwort

Die semantische Suche verarbeitet Fragen thematisch und in natürlicher Sprache, zerlegt Anfragen automatisch in mehrere Suchvarianten und verdichtet die Treffer in der Regel innerhalb von 60 bis 90 Sekunden zu einer Antwort. Die Ergebnisse lassen sich im Dialog weiter verfeinern und im gleichen Fenster direkt weiterverarbeiten.

Grundlage ist die standardisierte OParl-Schnittstelle, über die kommunale RIS ihre Daten bereitstellen. Für die semantische Durchsuchbarkeit werden alle Inhalte vorab aufbereitet, auch Bilder und Tabellen werden beschrieben und in ein einheitliches Format überführt. Ein eigens entwickelter Wissensgraph stellt sicher, dass die KI-basierte Suche jede Information im institutionellen Kontext richtig verortet und mit dem zugehörigen Beschluss, der Sitzung, dem Gremium und dem Tagesordnungspunkt verknüpft, so dass die Antworten im Detail nachvollziehbar sind.  

Enge Zusammenarbeit mit dem Digitalisierungsteam der Stadt

Bernd Winter, Stabsstelle Digitalisierung, Stadt Freiburg, betont, dass die inhaltliche Nachvollziehbarkeit der Antworten ein entscheidendes Kriterium bei der Entwicklung gewesen sei. neurapolis ist so konzipiert, dass es die jeweiligen Ausgangsdokumente verlinkt und die relevanten Textstellen im Originalwortlaut markiert. Das Ergebnis überzeugt den Projektverantwortlichen der Stadt: „Die Nachprüfbarkeit der Quellen ist extrem gut umgesetzt“, so Winter.

Die Reaktionen nach dem Start sind durchgängig positiv. Mitarbeitende berichten, dass die KI-Suche spürbar schnellere und qualitativ bessere Ergebnisse liefert. Besonders deutlich wird dies im Ratsbüro, das bisher viele RIS-Recherchen übernommen hat. 

RIS-Integration als Erweiterung des KI-Schreibtisches für kommunale Verwaltungen

Die RIS-Suche ist ein erweiterter Anwendungsfall von neurapolis, dem datenschutzkonformen KI-Schreibtisch von neuraflow für die kommunale Verwaltung. Die Anbindung erfolgt über die öffentliche OParl-Schnittstelle, eine Erschließung der internen Daten ist geplant. Über standardisierte Konnektoren lassen sich weitere Datenquellen bedarfsorientiert anbinden, darunter verwaltungsspezifische Schnittstellen, Intranet und interne Dokumente. Der Betrieb der Infrastruktur erfolgt auf Servern in Deutschland (Stackit / Schwarz Digits, CBSI C5 Type 2, ISO/IEC 27001 zertifiziert). 

Mehr zu neurapolis lesen Sie auf unserer Produktseite zum KI-Schreibtisch für die kommunale Verwaltung.

‍