Aber manchmal eben doch, und dann mit großem Gewinn für die Beteiligten. Ein Beispiel: Joana Isabel Visel, eine junge Projektleiterin Digitalisierung aus unserer Partnerkommune Plochingen reist 365 Kilometer in den Norden bis ins nordrhein-westfälische Siegburg, um dort einen Tag lang von den Erfahrungen der Kolleginnen und Kollegen aus dem dortigen Digitalisierungsteam zu lernen. Nicht, weil es keine Vorbilder in der eigenen Region gibt – sondern um zu schnuppern: welche Denkanstöße gibt es außerhalb der eigenen Bubble.

Von Siegburg lernen: Tempo durch Haltung

“Wir haben viel über die E-Akte gesprochen, aber auch über das Projektmanagement und Rahmenbedingungen für effektive und effiziente Digitalisierung. Spannend fand ich das Selbstverständnis des Teams, das die Problemlösung für Kolleginnen und Kollegen und die Verwaltung ins Zentrum stellt. Und die klare Mission des Teams in Siegburg: Machen statt überdenken. Gerade dieser lösungsorientierte Ansatz, der sich in ganz klarem Pilot-Vorgehen niederschlägt, wurde für mich vor Ort sehr konkret,“ berichtet Visel.

Wie kann man diese Haltung als Team leben? In Siegburg liegt sie in der Gründungsgeschichte des Teams und ist über Jahre gewachsen. Durch den Austausch vor Ort nimmt die Projektleiterin Impulse mit, die kein Lehrbuch vermitteln kann. Beim Projektmanagement dagegen gab es eine Bestätigung: "Da schenken wir uns nicht so viel," lautet ihr Fazit, denn beide Kommunen sind auf ähnlichem Stand. Auch das ist eine Erkenntnis: Manchmal braucht man keine neuen Anregungen, sondern die Bestätigung, auf dem richtigen Weg zu sein.

Erfahrungswissen als strategische Ressource

Angesichts des demografischen Wandels und des Fachkräftemangels steigt in der öffentlichen Verwaltung das Bewusstsein für die Bedeutung von strategischem Wissensmanagement. Im Kontext der Verwaltungsdigitalisierung kommt aber erschwerend hinzu, dass es für viele Themen schlicht noch kein langjähriges Erfahrungswissen gibt. 

Der Bereich ist in steter Bewegungt: OZG 2.0, neue Möglichkeiten der Künstlichen Intelligenz, dazu kommen veränderte Erwartungen von Bürgerinnen und Bürgern. Best Practices entstehen gerade erst, oft von einzelnen Kommunen, die sich auf eigene Faust durchschlagen und als erste den Mut haben, auf neue Technologien zu setzen. Das macht den Austausch zwischen den Kommunen besonders relevant.

Wissenstransfer und Vernetzung werden damit zu strategischen Ressourcen. Sie ermöglichen nicht nur die Weitergabe von dokumentierbarem, explizitem Wissen über Projekte und Prozesse, sondern auch den Transfer von dem, was sich schwer dokumentieren lässt: Erfahrungen, Einschätzungen, kulturelle Aspekte. Das, was Joana Isabel Visel beim Besuch in Siegburg erlebt und mitnimmt.

Die investierte Zeit zahlt sich mehrfach aus: durch erprobte Lösungen, vermiedene Fehler, beschleunigte Implementierungen und das Gefühl: Ein eingeschworenes Team mit klarer Haltung, guten Rahmenbedingungen und Tatendrang kann viel erreichen.

Was kein Handbuch vermittelt

Auch wenn KI enormes Potenzial für effizientes Wissensmanagement bietet: Der persönliche Austausch bleibt in volatilen und komplexen Bereichen wie der Verwaltungsdigitalisierung unersetzlich. 

Manchmal muss man 365 Kilometer zurücklegen. Manchmal reicht der Besuch in einer Stadt in der Nähe. In jedem Fall hilft auch hier das Motto aus Siegburg: “Machen statt überdenken”. Das Team von neuraflow steht gerne bereit, im Netzwerk der Partnerkommunen Kontakte zu vermitteln. 

Vernetzung bei neuraflow

Als Partner von über 150 Kommunen in Deutschland ermöglicht neuraflow nicht nur den Zugang zu innovativen KI-Lösungen, sondern auch den Austausch zwischen den Partnerkommunen. Die gemeinsame Entwicklung und kontinuierliche Weiterentwicklung der Lösungen schafft eine Basis für gegenseitiges Lernen und Wissenstransfer, von der Implementierung bis zur täglichen Nutzung.